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SISTEMA PROBLEMA EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO
Por: Dr. Domingo M, Bruzual Báez
PROCESO: Pasos a Seguir Para Abordar El Problema
Diversos modelos existen para abordar la resolución
de un problemas o conjunto de ellos. Para tener una comprensión del problema, el presente modelo se basa en identificar el
conjunto variables que conforman el “sistema problema”, tomando en
cuenta diversos contextos, ó ya bien sean en distintas categorías del área de conocimiento, a saber: sociales, picosociales,
psicológicos, económico, medicina, jurídica, administrativo, político, religioso, morales, éticos, axiológicos, ambientales,
etc. También pueden ser estudiados y categorizados de acuerdo al conjunto de
instituciones, que conforman y dinamizan a la sociedad, tales como: la Institución
familiar, religiosa, económica, educativa, científicas, política, de seguridad, recreativa, ludilica, de salud, deportiva,
etc.
Otra forma de abordar, de manera de ejemplo, es partiendo
de los sectores de la economía y sus ramas de la actividad económica, relacionándolos con otras áreas que se han señalado.
Los problemas se originan por diversos factores causales,
de manera genérica podrán ser por fuente humana de diversas dimensiones, desde aquellos
de carácter operativo hasta los que tengan que ver con su estado de espiritualidad. Otros factores fuentes se pueden
categorizar de origen tecnológico, biológicos, físicos, mecánicos, químicos, jurídicos, religiosos, ambientales y de salud
y otros que confluyen en contextos situacionales.
Los Problemas pueden ser abordados con posturas de carácter
Científico, que tienen una dimensión metodológica un poco mas compleja, observación del método científico, que aquellas que
puedan responder a investigaciones de problemas para resolver de inmediato, sin dejar de aplicar algún método que conduzca
abordarlo racionalmente y de manera lógica, aquellos obstáculos o las obstrucciones de los procesos
operativos de carácter tecnológicos o de los “Procesos Vitales de la Empresa, como también de aquellos que conforman
la Filosofía Social Empresarial, que surjan en una organización, dependiendo
de su naturaleza, aunque sean semejantes, pueden variar, la manera de cómo abordarlos, estas consideraciones, podrían aportar,
en una primera etapa, las bases
para formular conjeturas para un problema objeto de investigación científica, en su respectiva área de conocimiento científico.
Se señalan algunas técnicas que se pueden utilizar para
abordar los problemas, dependiendo de su naturaleza, tales como: análisis de “brechas” o de “diferencias”,
de pertinencia, de FODA, técnicas de carácter ecológicas, análisis de entornos, mapeos, técnicas de Teleonomía y cinética
social, teorema de Bernoulli, técnicas de análisis por analogía, diagramas de procesos, per CPM, laboratorios vivenciales,
sociodramas. test sociométricos y test de actitudes, diagramas de tendencia de las actitudes, sociogramas, diversas técnicas
de dinámica de grupos, observaciones in situ, técnicas de simulación cualitativas y cuantitativas y otras que son propias de diversas disciplinas.
Estas técnicas de diagnosis, análisis y prognosis permiten
indagar el nivel de manifestación de los hechos e indagar tendencias de manera inmediata, a ello, también se aplican lps diseños estadísticos exploratorios y descriptivos en diversas fases o etapa del abordaje del problema, antes de tomar una decisión de las alternativas de cómo resolverlo,
entre ellos se puede mencionar, diseños estadístico de medidas de tendencia central,
correlación, relación, de contingencias entre variables cualitativas y cuantitativas, tendencia de distribución, probabilísticos
y otros diseños que dependen de la naturaleza de las variables que conforman el problema.
En nuestro caso para el respectivo estudio del problema
se expone un conjunto de pasos en etapas, que se deben de observar para abordar debidamente un problema a resolver de inmediato
o mediano plazo, que no ponga en riesgo la sustentabilidad de la organización.
Pasos a seguir:
De manera de resumen se tiene las siguiente etapas:
Etapa 1: Identificación del problema y sus variables
Etapa 2: localización y ubicación en la estructura
organizativa
Etapa 3: recopilación
de datos, información y conocimiento
Etapa 4: formulación
de ajustes y costos del p.o.e
etapa 6: soluciones
tentativa del problema.
Etapa 5: análisis
del problema
Etapa 7: Diseño
del Plan de acción
Etapa 8. Monitoreo y evaluación.
Etapa 1: Identificación del problema y sus variables
1. Identifique el problema
o los problemas objeto de estudio (p.o.e)
2. Identifique
las variables y sub variables que conforman el p.o.e
3. Narre
el problema en términos de los hechos concretos (lo que es) ubicándolo también
en contexto situacional institucional en que vive el país. (institucional, espacio y tiempo).
Etapa 2: ubicación:
4. Ubicar
el problema desde el punto de vista organizacional, en que parte de la estructura organizativa se manifiesta.
5. Ubicar
el problema en su respectiva áreas de conocimiento y sus relaciones con otras, delimitar para su enfoque real.
6. Identificar
el problema en el respectivo ámbito del proceso de la gestión administrativa.
7. Analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización para estructurar
la planificación de las estrategias que sirvan para abordar la resolución del problema.
8. Analice
el problema partiendo de las fases del proceso cognoscitivo considerando las variables que lo conforman.(perceptivo y racional)
9. Analice
los elementos de recursos que intervienen en el problema (materiales, económicos, financiero y humanos)
Etapa 3: recopilación
de datos, información y conocimiento:
10. Analice el problema recopilando datos, información y
conocimiento sobre él.
Etapa 4: formulación
de ajustes y costos del p.o.e
11. Calcule aproximadamente
los costos económicos que genera el problema
12. Diseño tentativo de
los ajustes administrativos que requiere el problema en cuanto al proceso administrativo y los proceso organizacionales de
la Organización.
Etapa 5: análisis del problema
1. Analice
los posibles factores que generan el problema en término de identificar las variables que los constituyen.
2. Analice
el problema en términos de los procesos sociales conjuntivo o disyuntivo que
se dan en la organización o unidad administrativa donde se manifiesta.
3. Analizar la direccionalidad de la tendencia del problema
4. Analice
el problema en términos de la técnica de las “brechas”
. etapa
6: soluciones tentativa del problema
5. Implemente
un conjunto de soluciones
6. Establezca
posibles soluciones de alternativas. Considerando la “cultura organizacional” de la organización
7. Partiendo
de ese conjunto de soluciones, selecciones la mejor considerando el menor nivel de impacto de disfunción que pueda generar.
8. Determinar
los niveles de responsabilidad jerárquica involucrados en la solución
9. Determinar el nivel
participativo y de responsabilidad del personal de la unidad administrativa o del resto de la organización.
Etapa 7: Diseño
del Plan de acción
10. Calcule el costo económico
que genera la solución del problema.
11. Establezca un Plan
de Acción Operativo considerando la cultura organizacional de la organización direccionando el desempeño hacia objetivos establecidos.
12. Establezca indicadores
de Monitoreo del proceso del “Plan de Acción Operativo”
13. Establezca las posibles contingencias que afecte el “Plan de Acción Operativo” en contexto,
que puedan impactar la solución, estableciendo un Plan de contingencia (que hacer y como hacerlo)
14. Establecer las estrategias
que requiere el Plan
Etapa 8. Monitoreo y evaluación
15. Establezca indicadores
cualitativos y cualitativos para Evaluar el Plan de Acción Operativo.
16. Evalúe si el Plan Operativo es congruente con la Misión, Visión, Principios y Valores de la Organización.
17. Estructurar el Registro
computarizado para la “Gestión del Conocimiento de Problemas Empresariales.”
18. Evalúe el problema
si es factor determinante para el inicio de un proceso de “cambio organizacional” significativo.
Conjuntos de términos generados
por las etapas y pasos
Todas esas etapas generan n conjunto de términos que
permite dimensionar las implicaciones que tiene el abordar para la resolución de un problema, para ello veamos ese conjuntos
de términos:
Etapa 1: Identificación del problema
y sus variables:
problema / identificar
/ problemas objeto de estudio (p.o.e) / variables /sub variables/ larrativa / contexto situacional / institución / espacio
/ tiempo
Etapa 2: ubicación:
1. Analizar / Ubicar
/ problema organizacional / estructura organizativa / manifiesto / áreas de conocimiento /Identificar / proceso de la gestión
administrativa / fortalezas / oportunidades/ debilidades / amenazas/ analizar / Planificación / estrategia / resolución /
estructura / solución / proceso cognoscitivo / perceptivo / racional / recursos: materiales / financiero / económico / humano
Etapa 3:
recopilación de datos, información y conocimiento:
recopilar/ datos / información /
conocimiento
Etapa 4:
formulación de ajustes y costos del p.o.e
1. Calculo / costos económicos
/ Diseño tentativo / ajustes / proceso administrativo / procesos organizacionales / Organización.
Etapa 5: análisis del problema:
1. factores / problema
/ identificar/ variables /procesos sociales / conjuntivo / disyuntivo / unidad administrativa / direccionalidad / tendencia / técnica de las “brechas”.
etapa 6:
soluciones tentativa del problema:
soluciones / alternativas / cultura organizacional /
Selección / nivel de impacto / disfunción.
Etapa 7:
Diseño del Plan de acción:
costo económico / cultura organizacional / direccionar
/ desempeño / monitores / indicadores / contingencia / objetivos / solución / plan de contingencias / estrategias.
Etapa 8. Monitoreo y evaluación:
1. indicadores cualitativos
y cualitativos / Plan de Acción Operativo / Misión, Visión/ Principios / Valores / Registro computarizado / gestión del conocimiento
/ cambio organizacioal.
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